Cliente: comece pelo telefone

Ao fechar o orçamento, digite o telefone do cliente. Se ele já comprou, aparece o cartão dele — confira e clique "É ela". Telefone novo: basta o nome. O CEP é opcional — se você digitar, o endereço vem sozinho; se a venda é de balcão e não tem entrega, deixe em branco. Empresa: digite o CNPJ que os dados vêm da Receita. Buscar pelo nome só mostra empresas — pessoa física, sempre pelo telefone.

Os ícones da lista

Em Orçamentos e Pedidos, as ações são ícones — passe o mouse pra ver o nome: 🖨 Imprimir, ⧉ Copiar (repete o orçamento pra outro cliente), ✎ Editar, ✓ Aprovar e, em Pedidos, 📋 Pedido de produção.

Aprovar: entrega e comprovante

Quando o cliente fechar, clique em Aprovar. Informe o dia da entrega combinado, diga como o cliente vai pagar e 📎 anexe o comprovante do PIX. Você não precisa dizer quanto ele pagou — quem confere o valor, olhando o comprovante, é o financeiro. O pedido vai pra Pedidos aguardando o lançamento, já com a forma escolhida e o comprovante na mão.

Clientes: filtros e início do sistema

Em Administração › Clientes, filtre por Pessoa física, Empresa (PJ) e Conta assinada — dá para combinar (ex.: PJ com conta assinada). Empresa aparece pelo nome fantasia, com a razão social e o CNPJ ao lado; a busca também acha pelo CNPJ. No cadastro, digite o CNPJ e clique em Buscar: se já for cliente, o sistema abre o cadastro dele; se for novo, razão social, nome fantasia, telefone, e-mail e endereço vêm da Receita, sem apagar o que você já escreveu. CPF não tem consulta.

Administração › Sistema › Contar a partir de: Dashboard, Meu desempenho e Relatórios contam a partir dessa data. Orçamentos de antes continuam no sistema e podem ser aprovados.

Descontos em pedido

Em Financeiro › Descontos (só a gerência, com a permissão "Dar desconto em pedido"): busque o pedido, escolha R$ ou %, o motivo (em "Outro", escreva) e aplique. O valor do pedido cai e o desconto sai do que falta receber, do último título para trás. Se o cliente já tinha pago, a diferença vira crédito dele e/ou devolução (escolha a conta).

Fica registrado quem deu, quando e por quê. Embaixo, o histórico do período com total por motivo e por pessoa; em Pedidos, o desconto aparece embaixo do valor.

Importar extrato do banco

Em Financeiro › Movimentações › ⭳ Importar extrato: baixe o extrato no banco no formato OFX, escolha a conta e o arquivo. Para cada linha o sistema sugere: receber o título do cliente com o mesmo valor, pagar a conta do fornecedor, transferência (quando o CPF/CNPJ é o de outra conta cadastrada), já lançado (quando alguém já lançou à mão) ou entrada/saída com a categoria usada da última vez para aquele nome.

Confira e ajuste o que precisar — embaixo aparece se o saldo vai bater com o do banco — e clique em Importar. Linhas de saldo do banco ficam de fora, e subir o mesmo arquivo de novo não duplica nada.

Caminho do pedido

Toda mudança de status fica registrada para sempre: de onde saiu, para onde foi, quando e quem estava logado. Voltas também (cliente reclamou, voltou para o acabamento). Abra o pedido em Pedidos (a setinha ›) e veja o caminho: status já passados, o atual, os que faltam, quanto tempo ficou em cada uma e onde demorou mais.

A ordem dos status se muda arrastando em Administração › Status de Pedido — vale para os próximos pedidos; os que já estão andando seguem o caminho de quando foram aprovados. O relatório Análise › Status dos pedidos mostra tempo médio por status, quem movimentou, voltas e onde os atrasos acontecem.

Cliente leva na hora

Resma de papel, produto de revenda ou serviço feito ali no balcão: ao Aprovar, marque "Cliente leva na hora" — não precisa de data de entrega. Quando o financeiro lançar, o pedido não entra na fila de produção, não gera pedido de produção e já fica como entregue, sem aviso de "pronto pra retirar" no WhatsApp.

Se todos os itens forem de produto marcado como Pronta-entrega (no cadastro do produto), a caixa já vem marcada. O status onde esse pedido cai é o marcado como "Status final" em Administração › Status de Pedido.

Editar um orçamento

Em Vender › Orçamentos, clique no ✎. Dá pra editar até o financeiro lançar o pedido; depois disso os valores já estão ligados ao caixa e à produção.

Cancelar Só gerente

Orçamento e pedido não se apagam: o gerente cancela com motivo, e ele fica no histórico marcado como cancelado. Se o cliente já tinha pago alguma coisa, o sistema pergunta se vai devolver, virar crédito do cliente ou se o cliente ficou com a parte dele.

Ver orçamentos antigos

Em Vender › Orçamentos fica o histórico de tudo que já foi gerado, com número, cliente, status e total. Filtre por período, busque por número ou cliente e use a paginação pra navegar.

Recibo

Quem é do financeiro imprime o recibo pelo ícone em Pedidos, pelo botão "Recibo" em Contas a Receber ou na Conta do Cliente. O número do recibo é o número do pedido — a segunda via sai igual, com tudo que foi recebido até o dia (e o saldo, se faltar). Traz o material, as datas e formas de pagamento e o valor por extenso; não mostra valor por item nem o complemento do pedido mínimo.

Desconto à vista no caixa

O orçamento já avisa o desconto no PIX. Quem decide é o cliente, no caixa: ao receber (ou ao lançar o financeiro com "recebido agora"), em PIX ou dinheiro, marque "Pagou à vista". O sistema tira sozinho o percentual padrão do valor pago — não dá pra digitar outro — e nunca deixa o pedido abaixo do mínimo. Fica registrado em Descontos com quem deu.

Cliente duplicado

Empresa é identificada pelo CNPJ: o sistema não deixa cadastrar o mesmo CNPJ duas vezes (com ou sem pontuação). Se já existir cadastro repetido, em Administração › Clientes use Juntar na linha do cadastro que fica: pedidos, títulos e crédito do outro passam pra ele, e o outro fica inativo. Conta assinada só o financeiro libera ou tira.

Pedido mínimo

Nenhum pedido sai por menos que o pedido mínimo da gráfica. Se os itens somarem menos, o orçamento ganha sozinho a linha "Complemento de pedido mínimo" — o preço dos produtos não muda — e o mínimo vale também no PIX. Passou do mínimo, a linha some. Só a gerência pode clicar em "Dispensar pedido mínimo", escrevendo o motivo. O valor fica em Administração › Preços › Pedido mínimo, e se muda ali mesmo, na linha.

A tela de Pedidos

Em Vender › Pedidos (pro impressor, em Produção › Pedidos) ficam os pedidos aprovados. A setinha › abre os itens. Pedido com 🔒 ainda espera o financeiro liberar — ele aparece pra todo mundo saber que vem trabalho, mas só abre depois da liberação. Todos os atendentes abrem e imprimem o pedido de qualquer atendente; editar continua com quem vendeu e com a gerência. A coluna Entrega mostra o dia e a hora combinados na aprovação — laranja se é hoje, vermelha se atrasou. No pedido impresso ela sai num quadro em destaque.

Mudar o status

A coluna Status é um seletor: escolha em que pé está o pedido (Arte, Produção, Acabamento, Balcão de Entrega…). Muda na hora. Quando chega em Balcão de Entrega, o cliente recebe um WhatsApp avisando, automaticamente.

Pedido de produção

O 📋 na linha do pedido gera a folha pra produção: cliente, entrega, cada item com quantidade, ficha completa, observações e a imagem — sem preço, com a coluna "Feito" pra marcar à mão. Só o impressor e a gerência imprimem, e só depois que o financeiro libera. A folha traz "Liberado pelo financeiro em … por …" e é a única via que vale pra produção e acabamento.

Agenda

Em Produção › Agenda: aplicação, visita técnica e reunião. ＋ Marcar (ou clique num horário vazio da semana): escolha o pedido ou o cliente — telefone e endereço vêm sozinhos —, o dia, a hora, quanto dura e quem vai. Se a mesma pessoa já está em outro serviço nessa hora, o FRED avisa e não deixa marcar. Noite, sábado e domingo ficam na faixa Fora do horário, e só a gerência marca ali. Quem foi diz Feito ou Não deu. Cancelar é da gerência, com motivo. Tudo vai sozinho para o Google Agenda de quem vai.

Contas a Receber

Cada pedido gera títulos — o que o cliente combinou de pagar. Quando o dinheiro entra, dá-se baixa: um título de R$ 500 que recebeu R$ 200 fica com saldo de R$ 300. Título "Na entrega" vira cobrança sozinho quando o pedido chega no Balcão de Entrega. Se o cliente tem crédito, ele aparece como forma de pagar.

Contas a Pagar

＋ Nova conta lança com fornecedor, categoria, parcelas e boleto. Conta fixa (aluguel, internet) se repete todo mês. O ✎ muda vencimento e valor; Pagar escolhe de qual conta saiu e aceita multa/juros. Filtre por período: este mês, próximos 3 meses ou datas.

Fatura de cartão

Em Contas a Pagar, 💳 Importar fatura: escolha o cartão, confira o vencimento e suba o CSV do banco. A fatura entra como uma conta só — a setinha abre cada compra com a categoria. Parcelas futuras já aparecem nas próximas faturas.

Movimentações

O extrato do Caixa, Itaú e Cartão. ＋ Entrada e － Saída pro que não passou por pedido nem conta a pagar, ⇄ Transferir entre contas e 💳 Rede depositou: informe as vendas e quanto caiu no banco, que a taxa da maquininha sai sozinha.

Crédito do cliente

A Conta do Cliente junta os pedidos pelo cadastro, não pelo nome escrito no pedido: o mesmo cliente com o nome digitado de dois jeitos sai numa conta só, com tudo discriminado pedido a pedido. O que veio do sistema anterior aparece como sem cadastro — abra o extrato e clique em "É este cliente…" para dizer de quem é; o nome que veio no título continua guardado, e quem ligou fica registrado. Conta que nasceu de pedido não troca de cliente por aí: se o pedido está no cliente errado, corrija o pedido.

Em Conta do Cliente: o dinheiro que já é do cliente — sobra de pedido cancelado ou adiantamento (paga antes e vai pegando por partes). Usa na baixa de outro pedido ou devolve em dinheiro.

Não se apaga, cancela

Título, conta e pedido lançados errado não são excluídos: são cancelados com motivo, e fica registrado quem cancelou. Lançamento que já teve dinheiro não se cancela sem antes desfazer o pagamento.

Relatório de vendas

Em "Relatórios", filtre por período (e por vendedor, se você for admin) pra ver só os pedidos aprovados — o que virou venda de verdade, não orçamentos em aberto. Mostra total vendido e a conversão orçamento → pedido.

Produtos vendidos

Segunda tabela da mesma tela: cada produto/serviço vendido no período, somado, com o percentual sobre o total — bom pra ver o que mais sai. Os dois relatórios têm botão "Baixar PDF" e "Baixar Excel".

Cadastrar um produto

Em Sistema › Administração, abra o cartão Produtos e clique em "＋ Novo produto".
Ali, escolha a forma de venda: Por quantidade (faixas com preço/custo por quantidade, com prazo e componentes opcionais), Por medida (preço por m²), Produto composto (soma de componentes) ou Por folha (calcula pelo tamanho da peça na folha de papel). Em "Por quantidade" e "Composto", escolha também "Como vender": livre a partir de um mínimo, ou só quantidades fixas.

Grupos de escolha: são as perguntas obrigatórias que o vendedor responde na hora de vender ("Selecione o material:", "Selecione o acabamento:"). Cada opção diz o que faz com o preço: Define o valor (manda no preço do m²/da peça), Soma por peça (valor fixo, uma vez por peça — madeira e cordinha), Soma por m² (acompanha o tamanho — laminação), Multiplica o total (fator, ex.: 2×) ou Não mexe no preço. Cadastre também as opções que valem R$ 0,00: elas existem pra ser marcadas, e é assim que a ficha chega fechada na produção.

Valor mínimo por peça: o piso do produto. Vale por peça, não pelo pedido — 3 banners minúsculos são 3 × o mínimo.

Origem do preço e multiplicador

"Preço final definido": o valor digitado já é o preço de venda, sem cálculo em cima. "Custo × multiplicador": você digita o custo e o sistema aplica a tabela de Faixas de multiplicador (Administração → mesmo nome) pra chegar no preço de venda — quanto maior o custo do lote, o multiplicador pode mudar por faixa. O desconto do PIX também é configurado ali.

Papéis e Acabamentos

Base do modo "Por folha": cadastre o papel (tamanho da folha, área útil e preço — com faixas de desconto por volume, se quiser) em "Papéis", e itens cobrados por peça (laminação, dobra, vinco…) em "Acabamentos". Depois é só criar o produto "Por folha" escolhendo o papel.

Preço por curva (no lugar das faixas): o preço da folha cai sozinho a cada folha a mais, sem degrau e sem salto na virada. Você escolhe quatro números — preço da 1ª folha, preço-piso, velocidade da queda e o fator do B2B — e o simulador mostra na hora a tabela e o desenho das duas curvas. O preço nunca desce do piso, o B2B nunca passa o balcão, e uma quantidade maior nunca sai mais barata no total. Quem é B2B está marcado na ficha do cliente: o preço sai sozinho, o vendedor não escolhe nada.

Categorias e Fornecedores

Organizam o catálogo e os filtros da tela de Vendas. Excluir uma categoria ou fornecedor não apaga os produtos vinculados — eles só ficam sem essa informação. Em "Fornecedores" também dá pra ativar/desativar vários produtos de uma vez.

Usuários

Cadastre quem acessa o sistema. O perfil (Gerente, Design/Vendedor, Impressor, Acabamento) é só um modelo: ao escolher, ele marca as permissões padrão. Embaixo, em "O que essa pessoa pode fazer", marque ou desmarque o que cada um pode — ver os orçamentos de todos, dar desconto, cancelar, mudar status da produção, financeiro, cadastros e assim por diante. Quem foge do padrão aparece como "(ajustado)" na lista. A mudança vale em até 1 minuto, sem a pessoa precisar sair e entrar.

Gerente pode tudo, sempre. Quem cuida de usuários sem ser gerente não cria gerente nem dá uma permissão que ele mesmo não tem. Pra editar sem trocar a senha, deixe o campo de senha em branco — o usuário de login não muda depois de criado.

Importar planilha

Botão "⭱ Importar planilha" em Produtos: escolha um arquivo .xlsx/.csv (ou o .xls de sistema de gráfica/PDV) e o sistema reconhece as colunas sozinho, agrupando linhas da mesma variação em produtos com várias faixas de quantidade. Nada é cadastrado sem revisar — sempre abre uma tela de conferência antes, e tudo entra como Rascunho. O preço da planilha é sempre tratado como custo (o multiplicador é aplicado depois, na venda).

Exportar catálogo

Botões "Planilha (Excel)" e "Relatório (PDF)" no topo de Produtos exportam o catálogo inteiro filtrado como está na tela — útil pra conferência ou pra levar pra fora do sistema.